計23部屋の入退室をworkhubで一元管理、運用コストも大幅に削減

株式会社ビービット
オフィスDX
株式会社ビービット

テクノロジーの活用でユーザ体験の改善・向上を支援する株式会社ビービット。同社の情報システムマネージャの嶋様、総務の今村様に bitlock PRO(ビットロックプロ)導入の背景と成果を伺いました。

サマリー

<導入前の悩み・課題>

・複数台設置していたスマートロックのランニングコストが高額だった
・IT機器の保護のため、会議室の入退室を管理する必要があった

<bitlock PROを選んだ決め手>

・低コストで入退室管理体制が整うコストパフォーマンス
・無人受付、会議室予約との連携と拡張性

<導入後の成果>

・スマートロックのランニングコストを削減
・オフィスのセキュリティを大幅に強化
・オフィス23部屋の入退室を一元管理

ユーザ体験の改善・向上を支援する“エクスペリエンス・デザイン・パートナー”

―株式会社ビービットについて教えてください

株式会社ビービットは「人が、その時々で、自分らしいUXを選べる時代へ。」というメッセージを掲げ、“人々が自己実現するための善いUXを、それぞれの意志で自由に選択できる豊かな社会の実現”に取り組んでいます。

デジタルが浸透した現代社会では、ユーザが“製品”自体にお金を払う時代から、製品・サービスを通じて得られる“体験”に価値を見出す時代へと変化してきました。ビービットはクライアント企業が、その一連の体験(UX / ユーザ体験)を改善・向上するための支援を行っています。

具体的には、2000年の創業以来培ってきたユーザ中心の方法論を軸にした「UXデザインコンサルティング」と、UX改善に向けた施策立案を支援するSaaS「USERGRAM(ユーザグラム)」を提供しています。さらに最近では、クライアント自身が自走して継続的にUXを改善し続けることが重要と考え、ノウハウの提供や業務プロセス構築の支援を行うソリューション「UXグロースOps」にも力を入れています。

東京に加え、上海、台北にもオフィスを構え、これまで日本と中華圏において累計800社以上を支援してきました。

他社スマートロックをbitlock PROに切り替え、ランニングコストを大きく削減

―bitlock PRO 導入の背景を教えてください

実は当社ではbitlock PRO導入前から他社のスマートロックを10台程度、導入していました。運用面では特に問題はなかったのですが、月々のランニングコストが高額だったため、契約更新のタイミングで見直しました。bitlock PROに切り替えることで、ランニングコストが大きく削減できることが分かり導入を決めました。

また、ビットキーはスマートロック以外にも無人受付システム「workhub Reception」などを提供していたため、bitlock PROとの連携や将来を見据えた拡張性も導入の決め手の1つになっています。

ゲストが利用する「ゲストエリア」の部屋、サーバールーム、屋上テラスのドアに設置していたスマートロックをbitlock PROに切り替え、更に4ヶ所のドアに追加でbitlock PROを取り付けました。例えば、ゲストエリアには日々異なるゲストが利用するモニタールームがあります。ゲストが誤って異なるモニタールームを利用しないように入退室を制御する必要がありました。

ゲストエリアのセキュリティ強化 23ヶ所の入退室を一元管理

―その後、10ヶ所のドアにも追加で設置されていますが、どのような背景があったのでしょうか?

会議室など、他のゲストエリアの部屋でも入退室管理をする必要があり、bitlock PROを追加で設置しました。それまでは営業時間中はドアを開放しており、IT機器の保護といったセキュリティ対策が十分にできていない状況でした。また、新型コロナウイルス感染症の流行を受けて、できるだけ多くの部屋で「誰がいつ入室し、どれだけ滞在したか」の入退室ログを取得する必要がありました。

―bitlock PRO 導入後の成果について教えてください

管理システム「workhub」だけで、計23ヶ所のドアの入退室を制御・管理できています。
従業員は、社員証またはスマートフォンアプリで解錠しています。社員証だけではなく、アプリでも解錠できる点が柔軟で便利です。清掃会社の方には専用のカードをお渡ししており、清掃をお願いしている箇所のみ解錠できるように設定しています。終日いらっしゃるゲストの方には、特定の部屋のみ入室可能なICカードを一時貸与しています。

workhub上で複数ドアの入退室ログが確認できて助かっています。感染拡大防止の面においても、「誰がいつ入室し、どれくらい利用したか」の履歴を後で追えるのは便利かつ安心です。

また、物理的なセキュリティも強化されました。各部屋がオートロックになったため、室内の機器を保護できています。外部から社内のセキュリティ環境についてのお問い合わせをいただいた際には、施錠管理や入退室管理の体制について明確に回答できています。

従来の方法で同様の入退室管理を実現しようとすると、施工会社と打ち合わせを重ね、ビル指定のシステムとオフィスの電気錠を接続する大掛かりな工事を行い、その後ビルシステムに解錠権限を設定して、といった具合に大変手間がかかるものでした。その点bitlock PROは、テナント側だけで短期間で導入でき、解錠権限等の設定もすぐ行えるスピード感が魅力です。

株式会社ビービットに設置されているbitlock PRO 1
株式会社ビービットに設置されているbitlock PRO 2

無人受付システムや会議室予約システムと連携した一元管理に期待

―今後、ビットキーは貴社に対してどのような貢献ができそうですか?

ビットキーの無人受付システム「workhub Reception」、会議室予約システム「workhub RoomSupport」に興味があります。スマートロックのbitlock PROと連動させることで、オフィス全体を workhub で一元管理できたら嬉しいです。受付・会議室予約をビットキー製品で統一することで、オフィスに来訪するゲストは発行されたQRコードで受付を済ませ、そのQRコードで予め指定した会議室へ入室できる、という体験の提供が見込めます。管理者・利用者の双方にとって、スムーズで便利な体験を実現できることを期待しています。

※取材内容は2022年7月時点のもの


名称:株式会社ビービット
代表:遠藤 直紀
設立:2000年3月
事業:UXインテリジェンス事業
URL:https://www.bebit.co.jp/

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