サマリー

＜導入前の悩み・課題＞

・シェアオフィスから自社オフィスを構えるにあたり、セキュリティ強化と受付業務の効率化を両立できるシステムを探していた
・セキュリティ上、来客エリアから執務エリアが見えないように扉で区分しているため、来訪者が来ても気づくことができず、すぐに対応することが難しかった
・来訪者の待ち時間や従業員の取次業務の手間を削減したかった

＜workhub Receptionを選んだ決め手＞

・必要な機能と価格のバランスにおいて最もコストパフォーマンスが良かったため
・受付システムと入退室管理ができるスマートロックの双方を開発
・提供しているため・求めているレベルのセキュリティ要件を満たしている

＜導入後の成果＞

・企業としてのセキュリティが強化された
・受付用紙の記入や待ち時間が不要になり、来訪者の受付体験が向上した
・受付業務における対応工数や管理の手間が削減された

金融業界シェアNo.1を誇る電話面談システムを提供する「ベルフェイス株式会社」

―ベルフェイス株式会社について教えてください

ベルフェイス株式会社は、銀行・証券リテール営業シェアNo.1の電話面談システム『bellFace』を提供する企業です。

『bellFace』とは電話とパソコンを使用し、遠隔で顧客と顔を合わせたコミュニケーションができるシステムであり、スタートアップから大手企業まで、3,600社以上の企業様にご利用いただいています。

「テクノロジーとデータで営業の未来を創造する」をミッションに掲げている通り、営業という領域にテクノロジーで変革を起こすことで、「ビジネスの可能性を最大化すること」を目指しています。

対面を超えるインサイドセールスシステム、営業現場のビッグデータによって裏付けられたノウハウがあるベルフェイスだからこそ、あらゆるビジネスの距離やスキルの壁をなくせると考えています。 そして、私たちの掲げるビジョンである 「世界数十ヵ国で新たなビジネスを生み出すセールスプラットフォームをつくる」 を実現し、日本経済の発展に寄与していきます。
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きっかけはシェアオフィスから自社オフィスへの移転。コスト削減とセキュリティ強化を両立するシステムが必要だった

ー無人受付システム「workhub Reception」と入退室管理システム「bitlock PRO」の導入を検討したきっかけを教えてください

ベルフェイスは2023年にシェアオフィスから自社オフィスに移転しました。

オフィスの設計段階から「セキュリティが確保されたオフィス」を大前提として、移転準備を進めていたため、オフィスセキュリティの向上と、管理業務の削減を実現できるシステムの導入を検討しました。

さらにシェアオフィスとは異なり、手間がかからない入退室記録の管理や、スムーズな来訪者対応が可能な体制構築を成り立たせなければいけないという課題もありました。

上記を踏まえて製品を探していた際に、ビットキーでは「入退室管理ができるスマートロック」および「無人受付システム」を自社で開発・提供をしていることを知りました。

ビットキー製品を選んだ決め手は、機能面と価格のバランスが最も良かったから

ー ビットキー製品を選んでいただいた理由を教えてください

ビットキーの製品を選択した一番の理由は、「必要な機能が揃っている上で、価格とのバランスにおいて最もコストパフォーマンスが高いと思ったから」です。

bitlock PROの機能では、セキュリティを制御するだけでなく、入退室管理業務が自動化されて工数が大幅に減ることが魅力的でした。

さらには、workhub Reception との連携により受付機能が強化され、入退室ログ・来訪者ログを1つのクラウド上で管理できることも他社製品と異なる点だと思います。

セキュリティ要件を満たすシステムは他にもあり、外部ツール連携の拡張性や機能がより豊富なものもありましたが、ベルフェイスが求めるニーズに最適なバランスを備えていたのがビットキーの製品であると判断しました。

bitlock PROは、オフィス専有部の扉に設置しており、従業員は解錠権限が付与されたビルセキュリティカードで出入りしています。
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サポート担当者との親身な打ち合わせにより、スムーズな導入が出来た

ー運用を開始する過程で大変だったことはありますか？

ビットキーのサポート担当に親身にご対応いただいたおかげで、困ることなくスムーズに導入できました。

導入する前の段階では、すでに使っている外部ツール（GoogleカレンダーやSlackなど）との連携をどうするのか等の運用方法について考えるべきことが多かったです。ですが、私達の一つひとつの疑問に対して、いつも丁寧な回答をいただいていたので、安心して導入することができました。今でも、当初の設計通りの運用が確立されています。

製品マニュアルやよくある質問をまとめたサポートサイト、導入のためのサポート動画等もあるので、好きなタイミングに自分たちで完結しやすい仕組みになっているのかなと思います。

ー現在の来訪者受付・入退室情報における管理体制について教えてください

カードキーの貸与やビットキー製品との連携に関連する範囲と、来訪者管理に関連する範囲において、担当部署が異なっています。

具体的な業務内容は下記の通りです。来訪者管理に関する業務は 1 人の担当者がすべて行っています。

■カードキーの貸与やビットキー製品との連携に関連する範囲
【担当部署】
・HRチーム（総務担当）
【業務内容】
・従業員が所持するビルセキュリティカードへの解錠権限の付与・削除をコントロール
・入退室管理用のデータは半月に1度、セキュリティ上の各種報告等に活用

■workhub Receptionを用いた、来訪者管理に関連する範囲
【担当部署】
・コーポレートITチーム
【業務内容】
・workhub ReceptionとGoogleカレンダーの連携
・運用アナウンス
・来訪者ログの管理

ーシェアオフィスの頃と比べて良かったと思うことはありますか？

特に次の2点が大きなメリットとして挙げられます。
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・アナログな紙管理からデジタルのログ管理になり、管理工数が削減された。
・workhub Reception の導入により、来訪者の受付体験が向上した。

シェアオフィス時代は、来訪者管理を紙ベースで行っていましたが、デジタル化したことで、管理作業が効率化されました。

workhub Receptionの導入によって、「来訪者受付」、「担当者の呼び出し」、「ログ取得」が連動され、従業員が意識せずとも記録が残るというログ管理のメリットを実感しています。

移転前は、コロナ禍でオフィスを縮小したこともあり、基本的に来訪者は少なく、シェアオフィス共有部分にある来客エリアを活用していました。オフィス内に入っていただく必要があるときは、来訪者用の紙に書いてもらっていました。

現在、来訪者には workhub Reception に来訪者情報を登録してもらうことで、ログを管理しています。来客用紙に記入いただく手間も、用紙を管理する業務や管理場所も必要ありません。

移転前はそもそも来訪者があまりいなかったことを考えると、「受付業務や管理コストが減った」というよりも、「自社オフィスに移転しても手間が増えなかった」ことがメリットであると感じています。来訪者は増えた一方で、それに伴うコストは増えなかったです。
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「セキュリティの強化と業務効率化」、期待通りの効果を実感

ー 「来訪者管理」と「入退室管理」において、どのような成果がありますか？

入退室管理においては、セキュリティ上のトラブルの防止や調査などに必要なものですが、その記録が完全に自動化されていることによる業務効率化の効果は大きいと考えています。

来訪者管理においては、アポイントメントがある方・ない方問わず、対応工数や管理の手間が削減できていると感じています。

アポイントメントのあるお客様には、QRコードを事前に発行するので、スムーズに入ってきていただけますし、自動的に記録されます。手動による記述のミスや漏れといったヒューマンエラーの可能性を排除できるので、セキュリティ的にも信頼性が高いというところも良いポイントだと思います。

来訪者による受付が完了すると、社内の担当者にSlackで通知されるため、取次業務がなくなり便利に感じています。

事前にアポイントメントがない方でも workhub Reception で簡単に人を呼ぶことができますし、来訪者や業者から「受付システムの使い方が分からない」という声が来たこともありません。使いやすいUIですしカスタマイズも可能なので、来訪された方は全員スムーズに workhub Reception を利用されています。

高度なセキュリティ要件を求める企業におすすめ

ー bitlock PRO、workhub Receptionはどのような会社におすすめできますか？

「セキュリティが確保されたオフィスを実現したい企業」におすすめです。

電話面談システムである『bellFace』は、大手金融機関での利用実績もあります。契約や個人情報等を扱う商談、お客様サポートの場面でも安心してお使いいただける、安心のセキュリティレベルを強みの一つにしています。だからこそ、システム選定の際にはセキュリティ要件が非常に重要です。

また、今回のオフィス移転は非常に短期間で検討・設計から入居まで行っており、その期間に対応いただけた部分にも感謝しています。スタートアップに限らず、スピードを上げて導入を進めたいときに非常にメリットがあると思います。

すぐに納品・説明をいただき導入できるので、「1ヶ月もあれば十分に稼働できる」というスピード感はビットキーの強みの一つだと思います。

今後も様々な機能の拡張や、サポートコンテンツの拡充が進められるようなので、さらなるアップデートに期待しながら、引き続き活用させていただきます！

_{※取材内容は2023年4月時点のもの}

■お客様概要
名称：ベルフェイス株式会社
代表：中島 一明
設立：2015年4月
事業：銀行・証券リテール営業No.1の電話面談システム「bellFace」の開発・販売、インサイドセールス コンサルティング、ビックデータ解析及びコンサルティング
URL：https://corp.bell-face.com/