サマリー

＜導入前の悩み・課題＞

・家庭用スマートロックを執務室入口に設置。出入り毎に6秒かかり、待ち時間が発生していた
・入退室ログの出力・保管といった管理業務に毎月5時間程度の工数が発生していた

＜bitlock PROを選んだ決め手＞

・入退室管理に必要な機能が揃った上でのコストパフォーマンス
・商談時のデモで管理システムの操作性などを確認でき、管理者としての運用イメージがついた点

＜導入後の成果＞

・セキュリティレベルを高いレベルで保ちつつ、従業員のスムーズな入退室を実現
・毎月のコーポレート部門の業務時間・負担を大幅に削減

企業と顧客のコミュニケーションを最適化し、企業とユーザーが融け合う社会を実現する

―コミューン株式会社について教えてください

コミューン株式会社は、企業とユーザーが融け合うコミュニティサクセスプラットフォーム「commmune(コミューン)」と、効率的なカスタマーサクセスのためのアクション基盤「SuccessHub(サクセスハブ)」を提供しています。

これまで、企業とユーザーの関係性は「取引関係」のみで、企業はプロダクトやサービスを通じ価値を提供し、それに対してユーザーはその価値に見合う対価を提供するという関係性でした。

しかし今、物・情報・金、すべての流通がなめらかになっており、企業とユーザーのあるべき関係性には変化が訪れています。企業とユーザーは、同じ方向を見て、ともによりよいものをつくる関係性になることが求められているのです。企業とユーザーの間のコミュニケーションも、距離や垣根、断絶を解消し、なめらかになる必要が出てきています。

わたしたちは、そのあるべき姿を「企業とユーザーが融け合う社会」と定義し、「企業とユーザーが融け合う社会を実現する」というビジョンを掲げて事業を展開しています。

当初は家庭用スマートロックを設置、会社の成長につれて入退室とその管理業務が負担に

―bitlock PRO をどこに設置していますか？

オフィスの執務室入口に設置しています。当社はリモートワークを取り入れているため、出社人数が日によって異なります。普段は10名程度が出社していますが、出社日として設定している毎週金曜日は50名以上の社員が出社します。

―bitlock PRO 導入の背景・きっかけを教えてください

当社は、おかげさまでお客様の増加に伴って従業員も急増し、4年間で4度のオフィス移転をしています。bitlock PRO は1つ前のオフィスに移転する際に導入しました。

“スタートアップあるある”ですが、創業後しばらくは一軒家を借りて、昼はオフィスとして使用、夜は共同創業者2名の住居として利用していました。その時から家庭用スマートロックを玄関に設置していました。私が入社したのもその頃です。

コミューンはサービスの特性上、お客様とそのエンドユーザー様の大切な情報をお預かりします。そのため、高水準のセキュリティレベルを保つ必要があり、サービスローンチの時期からオフィスの入退室管理を行う必要がありました。そこで、入退室ログを取得できる買い切り型の家庭用スマートロックを導入しました。

一軒家時代は家庭用スマートロックで特に問題がなかったので、ビルのオフィスに移った後も家庭用スマートロックをそのまま使っていました。しかし、一軒家と違い、オフィスではエントランスや共用部に行くにもドアを開閉する必要があります。徐々に、家庭用スマートロックでは運用面で負荷が大きいことが問題となってきました。

―具体的に家庭用スマートロックのどのような点が負担になっていましたか？

従業員は、執務室を出入りするたびに家庭用スマートロック専用のモバイルアプリで解錠・施錠をしていました。アプリ操作からスマートロックの反応までにタイムラグがあるため、1回の出入りに平均6秒ほどかかっていました。オフィスの場合、執務室と給湯室、トイレなどが分かれており、住居と違って入退室の回数が大きく増えます。その結果、従業員の入退室だけで毎月4時間以上の時間がかかっていたのです。

また、家庭用スマートロックは開閉時のトラブルも発生しやすく、よく従業員からアプリの操作方法などについて問い合わせがありました。今振り返ってみると、私がサポートしていた工数も含めて、かなりの時間が余計にかかっていましたね。

―他に運用面で、どのような問題がありましたか？

入退室管理業務として、アプリ上で解錠可能なユーザーの登録・削除・棚卸や、入退室ログの定期的な出力・確認をしていました。こうした管理業務を行う上で、「一括でユーザー登録できない」「しばしばユーザー登録に失敗する」といった悩みがありました。特に、入退室ログの管理は大きな手間となっていました。CSVなどのデータ形式で出力できず、モバイルアプリ上でしかログを確認できませんでした。そのため、アプリ画面に表示されたログを転記して保管するというアナログな作業を毎月のように行っていました。

このように管理業務を続けていたこともあり、入退室管理に毎月5時間程度の時間を割いていました。事業成長に伴いさらに従業員が増えていくことが見込まれ、執務室の出入りやログの量も比例して膨れ上がると考えると、このままの入退室フロー・管理体制を継続することは難しいと感じていました。そこで、さらに大きなオフィスへの移転を機に法人向けスマートロックの導入を検討しました。

当時、法人向けスマートロックのことは全く知らなかったのですが、色々と情報収集を行い、比較検討をした末に導入を決めたのが bitlock PRO でした。

bitlock PRO が最もコストパフォーマンスに優れ、管理画面の操作もわかりやすく運用イメージがついた

―法人向けスマートロックを比較検討するうえで、どのようなポイントを重視していましたか？

優先度の高い順に
①入退室ログの取得・出力ができること
②コスト
③解錠手段の豊富さ
の3つです。

コーポレート目線で「入退室ログの取得・出力」が最も重要な要件でした。次に、当たり前ですが費用は低ければ低い方がいい。最後に、解錠手段が豊富なほど利便性があると判断しました。

bitlock PRO 以外にも複数の法人向けスマートロックが選択肢にあり、各社に問い合わせて説明と見積もりをしてもらいました。

―他にも法人向けスマートロックがあるなか、bitlock PRO をお選びいただいた決め手は何ですか？

必要な機能を満たしていて、コスト面も優位だったことです。

bitlock PRO は入退室ログの出力ができて解錠手段も豊富で、機能面において申し分ないにもかかわらず、相対的に低コストでした。他の法人向けスマートロックは、欲しい機能が不足していたり、割高だったり、決め手に欠けていました。

また、ビットキーの営業の方にデモを見せていただいた際に、解錠・施錠がスムーズで、管理画面の操作がわかりやすく、運用のイメージがついたこともポイントでした。管理システム「workhub」上でのユーザー登録や、入退室ログの出力など、管理者として行う操作もスムーズで、導入によって従来の業務が大幅に効率化されるイメージが湧きました。

安全でスムーズな入退室を実現、毎月5時間かかっていた管理業務も大幅に効率化

―bitlock PRO 導入後の成果について教えてください

高水準のセキュリティレベルを担保しつつスムーズな入退室が可能になったこと、入退室管理の業務が効率化されたことで、毎月合わせて10時間以上が削減できたことです。

bitlock PRO 導入により、家庭用スマートロックを使用していた時よりもスムーズな入退室を実現できました。6秒かかっていた執務室の出入りが2秒程度に短縮されたこと、専用のアプリを立ち上げる必要なく、ICカードをかざすだけで入退室できるようになったことが大きいです。入退室フローがシンプルになり、従業員からの問い合わせもなくなりました。従業員の体験が良くなったことが一番の成果だと思います。

当社ではビル発行のセキュリティカードを登録し、従業員はカードをかざして出入りしています。bitlock PRO はスマホや交通系ICなど様々な解錠手段があることは知っていましたが、ビル入口はカード、執務室入口はスマホで解錠する、というような運用は効率性の観点から避けたかったため、ビル発行のセキュリティカードをカギとして一本化しました。

―管理業務の運用という面ではいかがでしょうか？

管理システム workhub によって入退室管理も負担なく効率的に運用できています。新入社員のカード登録、入退室ログの出力、オフィスへの出社履歴の確認などが簡単にできるようになりました。従業員以外に、ビルの管理会社の方のカードにも解錠権限を付与しているのですが、誰がいつ出入りしているのかを常に確認できるため安心です。情報セキュリティや労務管理など、様々な場面で大きく役立っています。

結果として、毎月5時間程度の工数がかかっていた業務が大幅に効率化され、コーポレート内での入退室業務の引継ぎも問題なく行うことができました。以前の非効率な管理業務を別のメンバーにお願いするのは忍びないと思っていたこともあり、会社の成長に耐えうる入退室管理体制を構築できて安心できました。ときどき私も管理画面で設定などを行いますが、直感的で分かりやすいため問題なく操作できています。

執務室の出入り、従業員からの問い合わせ対応、入退室管理の業務の3つに従来かかっていた時間を、bitlock PRO 導入によって毎月10時間以上も削減できました。削減できた時間・ストレスを考えると、もっと早く導入すべきだったと思います。

低コストでセキュリティ認証を取得したいスタートアップには特にオススメ

―最後に、bitlock PRO はどのような会社にオススメでしょうか？

当社のように急成長を目指すスタートアップにぜひオススメしたいです。特に創業後しばらくはお客様からの信頼を少しでも積み上げることが重要です。その際に自社のセキュリティ体制をきちんと説明できると、信頼構築に一役買ってくれます。ISMSなどの認証があると、なお良いですよね。

bitlock PRO は費用や運用工数を最小化しつつ、十分なセキュリティ体制を構築できる実感があります。機能の汎用性が高いことから、業種・規模問わず多種多様な企業のニーズを満たすものではないかと思います。特に、コーポレート部門のリソースが限られ、大きな費用・運用工数をかけられないが、ISMSなどのセキュリティ認証を取得したいスタートアップには確信をもってオススメできます。

‍_{※取材内容は2022年7月時点のもの}

■お客様概要
名称：コミューン株式会社
代表：高田 優哉
設立：2018年5月
事業：コミュニティサクセスプラットフォーム「commmune」、
　　　効率的なカスタマーサクセスを実現するアクション基盤「SuccessHub」の運営
URL:：https://commmune.jp/