総合ディベロッパー「野村不動産」と、インターネット・マーケティング会社「セプテーニ・ホールディングス」によるジョイント・ベンチャーとして設立し、「不動産・住宅業界に特化したデジタルマーケティングカンパニー」である株式会社プライムクロス。今回は、関西支店長の藤田 久和様に、「workhub Reception」と「bitlock PRO」を導入した背景や、導入後の効果についてお話を伺いました。
※取材は2022年12月時点のもの
・来訪者記録・入退室記録を紙で行っており、管理コストがかかっていた。
・来訪者記録・入退室記録を自動取得可能
・来訪者記録・入退室記録のどちらも1つの管理画面で確認可能
・セキュリティが担保されている
・多機能でありながら費用が安い
・来訪者記録と入退室記録の管理業務が効率化され、紙の管理によって発生していた業務が0に
・データの自動取得が行われ、企業としてのセキュリティが強化された
株式会社プライムクロスは、総合ディベロッパー「野村不動産」とインターネットマーケティング会社「セプテーニ・ホールディングス」の共同出資によって設立したデジタルマーケティングカンパニーです。
「住まいと暮らしの領域で事業を展開する企業」に対して、デジタルを最大限活用したマーケティング支援（インターネット広告代理やサイト制作、CRM/データマネジメント、システム開発等）を行っています。
弊社の強みは、不動産・住宅業界へのノウハウが蓄積されていることに加えて、戦略設計から検証・改善まで支援する「ワンストップ・ソリューション」を提供していることです。
調査や戦略設計、施策の実行、レポーティング等、各業務に特化したコンサルティング企業は多くありますが、弊社では1社で全ての業務を実施できます。包括的な支援を通じて、クライアントのビジネスを成功に導く最良のパートナーになることを目指しています。不動産領域において国内トップクラスの取引実績があります。
「社員が心身ともに健康でいられることを何よりも大切にし、すべての役職員が笑顔で活き活きと仕事に取り組むことが、企業の持続的な成長につながる」という考えのもと、ウェルネス経営（健康経営）を採用しています。
その一環として、フレックスタイム制度やテレワーク勤務制度、サテライトオフィスの導入を行い、多様な働き方を促進しています。さらには、コミュニケーションツール、データストレージ、プロジェクト管理ツール等のICTツールの活用も積極的に行っています。
ツールの利活用を推進するとともに、統合的な運用ルールを策定することで、すべての従業員が安全で快適に、かつ、場所や時間にとらわれずに働ける環境を整備しています。
workhub Reception と bitlock PRO を導入した関西支店オフィスでは約 20 名が在籍しており、平均して10人 / 日が出社しています。
理由は大きく2つあります。
①来訪者の記録管理・入退室管理のデジタル化
②Pマーク取得企業としてのセキュリティ強化
これらを実現したかったからです。
事業・働き方ともにデジタルに精通する企業でありながら、「来訪者の記録管理」と「出社した従業員の入退室管理」においては紙で管理するというアナログさでした。
そのため、来客用紙・入退室表を記入する手間もかかりますし、記入済み用紙を管理する場所も必要でした。さらには、実際に情報を管理している東京本社に、来訪者や入退室情報を記入した紙の原本を毎月郵送するコストも発生していました。
何より大変だったのは、毎日、入退室表に抜け漏れがないか確認しなければいけなかったことです。
プライバシーマーク（以下、Pマーク）を取得しているため、「最初に入室した従業員と最後に退室した従業員の記録」が必須ですが、入退室表を記入し忘れた従業員がいると、誰が忘れたのか見つかるまで探し続けなければいけません。
探される従業員も、声をかけられる度にその時やっている業務を中断して記憶を掘り起こさないといけないので、お互いに負担の大きい作業でした。アナログな紙管理では、このように多方面にコストがかかり、必要なこととわかっていつつも、負担を感じていました。
一刻も早くアナログな「紙管理」から脱却し、「デジタル化」の必要性を強く感じていました。
ビルには有人受付は備わっておらず、来訪者には、無人受付に置かれている来客用紙を記入してもらっていましたが、用紙の回収に手間もかかっていました。
Pマークの取得・維持という観点では、全ての来訪者記録を取る必要はなく、執務エリアへの従業員の入退室記録を取っていれば問題ありません。しかし、弊社としては、さらなるセキュリティ強化のために、独自の来訪者記録システムの導入をしたいと考えていました。
具体的には、以下の3点をツール選定の要件として、他社ツールも調べるようになりました。
１. 来訪者記録を自動取得・データ管理できる
２. 入退室記録を自動取得・データ管理できる
３. セキュリティが担保されている
そこで、「無人受付と連動できるスマートロック」、というのが候補として出てきました。
情報収集・整理に多大な時間を要することです。様々なITツールの導入を経験してきましたが、無人受付と連動できるスマートロックは使ったことがありません。これまで使用したことがないシステムの導入だったため、以下3点を1から調べる必要がありました。
1. ツールの仕組みや機能の大枠を掴む
2. 各社製品の特徴や課金形式
3. すでに使用している他ツールとのシステム連携可否
これらを知るために、1社ずつ製品資料のダウンロードと問い合わせをしなければいけないため、情報収集だけでも2ヶ月程かかりました。
ビットキーは無人受付システムとスマートロックをどちらも開発している企業なので、システム連携の可否を考える必要はなく、製品特徴も理解しやすかったです。
各ツールを別々の会社と契約し連携可否を確認して、という手間も考えると、来訪者記録と入退室記録のどちらも実現したかった弊社の目的に非常にマッチしていました。
来訪者の管理システムと従業員の入退室管理システムが連動でき、セキュリティが担保されているシステムは、workhub Reception と bitlock PRO のみでした。
どちらも1つの管理システム「workhub cloud」で一括管理できるため、運用効率が良いことに加えて、他のシステムと比較しても費用が安かったため、ビットキー製品を選びました。
あまり大変ではなかった、という印象です。サポート動画が充実しており、思った以上に自力で簡単に設定することができました。
ITツールに馴染みがない方にとっては、ツール導入時の設定はハードルが高いと感じるかもしれません。しかし、ビットキーには設定に役立つマニュアルと動画が用意されているので、そこまで身構えなくてもいいのではないかな、と思います。
特に初期設定の動画はかなり丁寧に作り込まれていたので、人によっては少し長いと思うかもしれません（笑）ですが早送り・スキップして見ることもできますし、導入担当者のITリテラシーの幅広さに合わせた結果、丁寧な内容になっているのだと思いました。
カスタマーサポート担当者も丁寧に向き合ってくださる印象を受けたので、この先何か困ることがあっても、解決できる体制があるのだろうと感じます。
bitlock PRO は弊社で必要としていたことを一通りできますし、他のツールだと複数組み合わせないと出来ないことをしています。そのため、製品はすごく複雑なのかなと最初は若干身構えていました。いざ使ってみると、シンプルで使いやすく、設定もしやすかったです。
設定から運用まで私が自力で全部できるので、効率の良さを感じました。
期待以上に、それぞれの管理コストが削減できました。来訪者記録と入退室記録のどちらにおいても、導入前は発生していた紙の管理にかかるコストと業務が0になりました。具体的には、紙を管理する場所、紙の内容の確認、東京本社への郵送費が必要なくなりました。今は管理画面からCSVデータに落として担当者へ転送するだけなので、非常に楽です。
そして、来客用紙を回収できないリスクが無くなりセキュリティ向上に繋がっています。
東京本社側からは、「記入漏れをした従業員を探しまわる業務が0になったことが羨ましい」と言われています。関西支店に在籍する従業員は 20 名程度ですが、東京本社の従業員数は 150 名を超えるので、東京本社の場合は探し回る業務に毎月結構な時間がかかっているようで……。時間的・精神的に相当負担がかかっています。
bitlock PRO を導入し、カードをかざすだけで入退室記録が自動で取得できれば、そもそも「紙を書く」という業務自体無くなるんですよね。
今この記事を読んでいる方の中に入退室管理を紙で行っている企業の担当者の方がいらっしゃいましたら、入退室管理ができるスマートロックの導入は強くおすすめしたいです。
「スタイリッシュなシステムが置かれたことで、オフィスがかっこよくなった！」といった声が従業員からあがっています。最新のITツールを導入したことが想像以上に社員のモチベーション向上に貢献することが分かり、驚いています。
大変だったことはあまりなく、導入して良かったなと思うことが非常に多かったです。強いていうならば、オフィスに入館する際に必要なセキュリティカードが1枚から2枚になったので、「所持しないといけない枚数が2枚になって少し面倒だ」といった声はあります。
これまではオフィスビルのセキュリティカード1枚のみでオフィスへ入館できましたが、現在は印刷機を使用するために所持しているカードをbitlock PRO解錠用として登録して運用しています。
ただ、元々使っていたカードの用途を増やした形なので、それほどの負荷にはなっていないと思います。なので、「強いていえば」というレベルですね。
弊社のように、個人情報の取扱いに厳格な企業、そしてPマークを取得している、もしくは取得したい企業におすすめします。
冒頭で先述した通り、弊社は野村不動産グループとセプテーニグループの合同出資会社です。さらに不動産領域における企業がクライアントなので、個人情報の取り扱いにはかなり注意しています。そのため、ITツールを選定する上でセキュリティ要件が非常に重要です。
このように厳しい基準を設けていますが、workhub Receptionとbitlock PROはセキュリティ要件をクリアしているので、安心して利用できます。さらに、導入の手軽さ、費用の安さも、ビットキー製品の強みだと思います。
「リモートワークをはじめ、柔軟な働き方が当たり前になっている時代になった今、初めてITツールの導入を検討している」といった企業は、来訪者記録と入退室記録をデジタルで管理できる workhub Reception と bitlock PRO を候補として検討するのがよいかなと思います。
弊社もそうでしたが、ハイブリッドワークに伴い、執務室がフリーアドレスになっていて、ホテリング機能の導入を検討される企業にもおすすめです。ビットキーさんのworkhubにはホテリングのシステムもあるため、管理システムを増やすことなく、ホテリングのシステムを追加することができます。
多岐にわたる複数ツールを比較検討し、ツール連携の可否確認をし、潤沢なランニング費用を用意するコストを考えると、ビットキー製品はいい選択肢だと思います。
※取材内容は2022年12月時点のもの
■お客様概要
名称：株式会社プライムクロス
代表：上羽 健介
設立：2006年6月
事業：デジタル広告事業、クリエイティブ事業、クラウドサービス事業、デジタルトランスフォーメーション事業
URL：https://www.prime-x.co.jp/