独自のHRテックサービスを提供し、急成長を遂げる株式会社ROXX。2013年に設立された同社の「コーポレートIT」に所属する庄司 暢宏様、木下 らら様に、新オフィスに bitlock PRO（ビットロックプロ）を導入した背景や、今後の従業員増加を見据えた入退室管理体制についてお話を伺いました。
※取材内容は2022年9月時点のもの
・換気や利便性の観点から、営業時間中は執務室を常時開放しており、入退室セキュリティに大きな課題
・IPOに向けたリスク管理体制強化の必要性
・オートロック、NFCカード解錠など、機能要件を充足
・管理会社を挟まずに自社だけで300名規模の入退室管理が可能
・他製品と比較した場合の圧倒的なコストパフォーマンス
・執務室へのオートロック導入により入退室セキュリティを強化
・ビルのセキュリティカードを解錠手段に用いることで、ストレスフリーな入退室と、正確な入退室管理を両立
・従業員が140名から300名に倍増したとしても、1人で入退室管理を行える効率的な運用体制を実現
株式会社ROXXは、「時代の転換点を創る」ことをミッションとし、世の中が正しい方向に前進するきっかけ、未来における当たり前となる事業やサービスを生み出すためのテックカンパニーです。転職支援プラットフォーム『agent bank』とリファレンスチェックサービス『back check』の2つの事業を展開しています。この先何十年も使い続けられる社会的意義のあるサービスをつぎつぎと生み出せるような会社を目指しています。
『agent bank』は求人データベースサービスの中で、最も多くのご紹介実績を誇ります。求職者の方にご紹介しやすく、採用意欲の高い求人を取り揃えることで、紹介事業を強力にバックアップします。有名大手企業からベンチャー企業、CXO候補から未経験歓迎まで、幅広い求人を取り揃えています。
『back check』は「採用候補者の働く姿」について、一緒に働いたことのある候補者の元上司や同僚から評価を集めることで、採用のミスマッチを未然に防ぐオンライン型リファレンスチェックサービスです。より客観的な視点を含めて採用候補者の適性やチームとの相性を判断することができるようになります。
CTO室の配下にあり、いわゆる「情シス」業務を担っています。
社内で利用するITツールの導入や管理から、セキュリティ対策をはじめとするIT統制まで、業務範囲は多岐にわたります。社外との折衝も行っており、クライアントに対する情報管理体制の明示や、Pマーク・ISMSといった第三者認証の審査への対応などがあります。当社がIPOを視野に入れていることもあり、最近では内部統制に関わることが増えてきました。
bitlock PRO の選定・導入はコーポレートITが担当しました。日々の運用も私たちで行っています。
現オフィスへの移転を機に、執務室の入退室管理体制を大きく見直したことがきっかけです。
以前のオフィスでは、エントランスの扉に bitlock PRO とは別のスマートロックを設置していました。朝最初に出社した従業員が専用のスマートフォンアプリで解錠して扉を開放し、その日の最後に退勤する従業員がアプリで施錠する運用です。この1日2回の施解錠ログを残すことで、Pマーク審査で必要になる「最初に入室した従業者と最後に退室した従業者の記録」を取得していました。
エントランスを抜けた先にある執務室は、本来扉によって仕切られていたのですが、換気や入退室の利便性を優先して営業時間中は開放しており、厳密な入退室管理は行っていませんでした。当社ではコロナ禍の影響もあり、執務室入室時に検温を行い、Slackで共有するルールを設けており、従業員の入室履歴はその体温投稿で確認していました。一方、来訪者の入室履歴は受付端末のログで確認していました。
事業成長とともに従業員数が急増したことで、執務室にいる従業員と来訪者の見分けがつきにくくなりました。「外部の方が執務室に入室するには従業員の同伴が必須」という社内ルールはあったものの、物理的には誰でも執務室を出入りできる状態が課題になりました。
そうした中、さらなる組織拡大に伴うオフィス移転が決まりました。併せて、IPOに向けてリスク管理体制を強化するため、移転先では執務室の扉をオートロックにすることも決まりました。そこで、課題であった入退室セキュリティを担保しつつ、従業員の利便性も維持できるよう、それまで利用していたスマートロックを含め、入退室管理ができる製品の比較検討を始めました。
主な機能要件として、以下の5つがありました。
1. オートロックに設定できる
2. 移転先ビルのセキュリティカード（NFCカード）で解錠できる
3. 入退室ログを自動取得できる
4. 300名規模の入退室を容易に管理できる
5. 遠隔操作で施解錠できる
まず、前述の通り、移転先では執務室の扉をオートロックにする、という意思決定がありました。
オートロックにした場合、これまでの朝1回の解錠と比べて、1日あたりの解錠回数が劇的に増加します。従来の専用アプリは、解錠操作に手間がかかるため、移転先での解錠手段には適さないと判断しました。社用携帯を持つ従業員しかアプリ操作を行えないという問題もありました。
アプリに替わる解錠手段として、ビルのセキュリティカード（NFCカード）を選びました。カードをかざすだけで解錠できれば、入退室の利便性はそこまで損なわれません。そのうえ、入社時に貸与するセキュリティカードを唯一の解錠手段とすることで、従業員ごとに運用が異なることなく、備品管理も効率的に行えるという管理上のメリットもあります。
また、当社は従業員数を現在の140名から300名程度に倍増する予定であり、その人数規模でも問題なく運用できる必要がありました。ベンチャーである当社は人の入れ替わりも激しく、従業員の入社・退社時のアカウント管理が容易にできることも重要です。
さらに、当社では出社と在宅勤務を織り交ぜたハイブリッドワークを導入しており、コーポレートITも例外ではありません。システム管理者の私たちが在宅勤務中であっても安定して稼働できるように、遠隔で施解錠できることも重要なポイントでした。
配線工事を必要とする、扉や壁に組み込むタイプの電気錠が検討候補にありました。電気錠は施錠・解錠のスピードが速く安定感がありますが、工事費用などイニシャルコストの高さが懸念材料でした。会社の成長に合わせて今後も頻繁にオフィス移転をする可能性を考えると、そこまで大きな設備投資をする必要はないと考えました。
また、多くの電気錠では設定変更をするたびに管理会社に依頼しなければなりません。激しい人の入れ替わりに対応するため、セキュリティカードの登録・削除が当社で完結する運用が好都合でした。
コストと運用の柔軟性を考慮すると、当社にはスマートロックが合うと判断し、電気錠を検討候補から外しました。
次に、買い切り型スマートロックを検討しました。しかし、自宅での利用が想定されている製品が多く、300名規模のアカウント管理はできませんでした。破損時の補償やサポート面においても物足りなさを感じました。毎日多くの従業員が利用する機器であるため、管理者として安定稼働を実現したく、サブスクリプションの法人向けスマートロックに候補を絞りました。
圧倒的なコストパフォーマンスです。従来利用していたスマートロックも要件を満たしていましたが、bitlock PRO に切り替えることでランニングコストを大きく削減できることが分かりました。ビットキーの営業担当の方の対応が迅速かつ丁寧であった点も、bitlock PRO 導入を大きく後押ししました。
現在のオフィスでは、以下の3ヶ所の扉に bitlock PRO を設置しています。
1. 来訪者向けの「エントランス」
2. エントランスを抜けた先にある「執務室出入口」
3. エントランスを経由せずに執務室に入室できる「従業員通用口」
オフィスの構造上、執務室への入室経路が2つあります。エントランスを経由して執務室出入口から入る方法と、従業員通用口から直接入る方法です。いずれの扉もビルのセキュリティカードを使って解錠しています。
ただし、エントランスの1台と、執務室に通じる扉の2台は、運用方法がやや異なります。
まず、来訪者が利用するエントランスはオートロックの適用時間を設定しています。来客のある営業時間中は施錠がされず開放状態ですが、営業時間外はオートロックが作動します。
一方、執務室出入口と従業員通用口は常時オートロックに設定しています。セキュリティカード解錠によって入退室の利便性を維持しつつ、従業員以外は無断で執務室を出入りできない状態を作ることができました。退室時もセキュリティカードで解錠してもらうことで、入退室それぞれのログを取得しています。
入退室ログは管理システム「workhub」で簡単に確認・出力できます。前述の通り、以前は従業員の体温投稿を入室記録として代用していました。bitlock PRO によって自動化できたので、正確かつ効率的な入退室管理ができています。
主に労務が勤怠管理に活用しています。労務担当者が workhub を操作して入退室ログを確認し、勤怠管理システムの打刻データなどと照合して、より実態に近い勤怠を把握しています。workhub の操作はシンプルで使いやすいため、私たちも、新しく使う労務担当者も、難しさを感じることなく円滑に進めることができました。
また、私たちコーポレートITでは、第三者認証の審査など外部に提出するエビデンスとして入退室ログを利用しています。他にも、セキュリティカード紛失時や、社員の特定日時の出社状況を調査したい時など、トラブル発生時の調査に大変役立っています。
はい、従業員の増加は問題ないと感じています。
従業員の入社・退社時は、入退室に限らず様々なツールでアカウント管理業務が発生し、負荷がかかります。その場合でも、workhub で簡単にセキュリティカードの権限登録・削除ができています。入退室管理に関しては、従業員が300名に倍増しても1人で十分行えると考えています。会社の急成長に耐えうる運用体制を構築できました。
何か不具合やトラブルがあっても、カスタマーサクセス担当の方が迅速に対応してくださり大変心強いです。困った時にいつも親身にサポートしていただけるので、今後も安心して使い続けることができます。
IPOや第三者認証の取得を目指す企業や、急成長中のベンチャー企業にオススメです。
bitlock PRO の導入によって、IPOや第三者認証の審査基準を満たすセキュリティ性の高い入退室管理体制を構築できます。出入りできるユーザーを扉ごとに設定できるため、執務室内のアクセスコントロールも行うことができます。特定の人しか出入りできないセキュリティレベルの高い部屋、例えばサーバールームや書庫などを執務エリア内に新たに作る場合も好都合です。
そのうえ、bitlock PRO は配線工事が必要な電気錠と比べて圧倒的に低コストで導入できます。原状回復工事が不要で、移転先のオフィスにもそのまま設置可能です。大きな設備投資が難しく、オフィス移転も多いベンチャー企業にぜひオススメしたいです。
※取材内容は2022年9月時点のもの
■お客様概要
名称：株式会社ROXX
代表：中嶋 汰朗
設立：2013年11月
事業：agent bank事業、back check事業
URL：https://roxx.co.jp/