東京都狛江市にある相馬歯科医院。医院長の相馬桂様に、bitlock PRO（ビットロックプロ）の導入によって医院の入退室管理がどのように変わったのか、お話を伺いました。
・従業員のための合鍵作成や、退職時の鍵の回収に金銭的・時間的コストがかかっていた
・清掃や搬入をしてもらうために、休診日や早朝に医院に出向かなければならなかった
・月額5,000円程度で利用できるコストパフォーマンス
・管理システムの使いやすさ
・物理鍵運用で発生していた負担・コストを軽減できた
・協力会社の方だけで出入りできるようになり、休診日や早朝の対応が不要になった
・オートロックの搭載や、入退室ログの取得によりセキュリティが向上した
相馬歯科医院は、父が1980年に開院したことがはじまりです。しかし1998年、私が中学生のときに父が急逝したため閉院を余儀なくされました。歯科大学を卒業し、いくつかの医院での勤務を経験したのち、2012年に同じ場所で相馬歯科医院の屋号と建物を引き継ぎ、診療を再開しました。
患者さまはもちろんスタッフ、当院に関わるみなさんが気持ちよく過ごせる空間を作るため、2021年1月には老朽化していた建物をフルリニューアルしました。患者さまに寄り添った診療を行うという考えはそのままに、関わってくださる方全ての人生の物語をつむぐお手伝いができる歯科医院を目指しています。
例えば、当院では治療前後に患者さまとのコミュニケーションを重視しており、当院の規模では珍しくカウンセリングルームが3部屋ございます。まずはご自身の歯に興味を持っていただき、現状を把握してもらいます。その上で、私たちとして何ができるかをお話しするようにしています。
患者さまに限らず、当院に関わる全ての方に「ここなら通いやすい、働きやすい」と思ってもらえるような環境づくりを心がけています。
従業員用の出入り口（裏口）のドアに設置しています。
当院のスタッフ以外にも、清掃や搬入をしてくださる方が利用しています。
当時は物理鍵を使用していました。従業員が増えるたびに合鍵を作り、5-6名のスタッフ全員に鍵を渡す、という運用です。開けられにくい特殊な錠だったこともあり、鍵1つの複製に毎回3,000円ほどかかっていました。
一方、誰かが退職した際には、その鍵を回収しなければなりません。スタッフの入れ替わりのたびに鍵の複製・回収という対応をしなければならず、負担がとても大きかったです。
退職したスタッフの鍵の回収を忘れて、やむを得ず連絡をとらなければならないケースもありました。本人としても前の職場から連絡が来るのは嫌だと思いますし、お互いにストレスを感じるやりとりでした。
さらに、休診日や早朝に協力会社が出入りする時は、私が出向いて代わりに解錠・施錠をしていました。医院には外に置かれたままでは困るものばかりが届くため、搬入していただくには仕方がありませんでした。また、清掃会社さんは朝6時頃にいらっしゃるので、その時間に合わせて出勤するのも負担になっていました。
このように、物理鍵で運用していたことで金銭的・時間的コストが発生していました。建て替えのタイミングで「医院全体をスマート化したい」と考えており、とにかく物理鍵だけは持ちたくない一心で情報収集を始めました。
はい。別のスマートロックと比較検討していました。
ほとんどのスタッフは電車で通勤しており、基本的に交通系ICカード（モバイル版を含む）を持っています。そのため、スマートフォンや交通系ICカードで解錠できるサービスを探していました。その過程で、そうした製品の総称を「スマートロック」と呼ぶことを知りました。
一番はコストパフォーマンスです。
機能にほとんど違いはありませんでしたが、ランニングコストに大きな差がありました。もう一方の製品の見積額は年間数十万円というもので、当院の規模では現実的ではない金額だと感じました。一方で bitlock PRO は月5,000円程度と伺い、導入を決めました。
システムでの設定・管理のしやすさも重視しました。スタッフが退職した時の解錠権限の削除や、協力会社への権限付与がシステムで簡単にできるかを確認しました。
また、個人的に製品のデザインも好きでした。シンプルで無駄なものがない点が当院の内装にマッチしています。
課題だった物理鍵運用の手間から解放されました。既に従業員が持っている交通系ICカードやスマートフォンで解錠できるため、合鍵の作成・回収で発生していたコストを削減できています。システム上で簡単にスタッフのICカードの登録・削除ができて、大変助かっています。
また、休診日や早朝に出入りされる協力会社の方のために、わざわざ医院に出向く必要がなくなりました。管理システムでそれぞれ解錠可能な曜日・時間帯を設定し、メールで「カギ」を発行しています。みなさんにはスマートフォンのアプリで解錠していただいています。
「誰がいつ出入りしたのか」の記録も残り、オートロックに変わったため、セキュリティも向上しました。
実際に、協力会社の方からも喜びの声をいただいています。入室方法をご案内するとみなさん最初は驚かれます。普通は歯科医院からカギがメールで届いたり、アプリで解錠する経験はないはずなので。「本当にこれで入れるんですか？」「本当に入れました！」というご連絡をよくいただきます。ただ一度体験するとその便利さに感心され、「他の医院にも導入するようお願いしたいくらいです！」と言っていた方もいらっしゃいます。
テンキーでも解錠できるのが嬉しいです。私は普段スマートフォンのみを持ち歩いているため、万一スマートフォンを忘れた場合も解錠できるのが夢みたいです。また、ドア内側のセンサー感度が良く、少し触れただけで開くのが気持ちいいですね。
日々アップデートされているので、多くの機能を使ってみたいです。もはや解錠・施錠のためだけに使うのはもったいないと感じています。
例えば、入退室ログをスタッフの出退勤の記録として活用することを検討しています。
また、顔認証解錠も取り入れてみたいです。スマートフォンを持ち歩く必要すらなくなり、手ぶらで解錠できるのは個人的にとても興味があります。
それこそ大手など複数の拠点の入退室を管理しなければならない企業は、システムで一元管理できるので便利でしょう。
しかし、私は中小企業にこそオススメしたいです。当院のような小さな場所でドア1つの入退室だけでも、管理のしやすさが大きく向上しました。効率化によって生まれる時間を考えると、bitlock PRO のコストパフォーマンスはとても魅力的です。
「ドア・鍵が1つだけだから物理鍵でいいや」と考えていてはもったいないです。施錠すべきドアが1つでもあれば導入する価値があると思います。
※取材内容は2022年6月時点のもの
■お客様概要
名称：相馬歯科医院
院長：相馬 桂
開院：2012年
URL：https://soma-shika.com/